Informativa sulla Privacy

Ex Art. 13 Regolamento UE 2016/679

Gentile Interessato,

Datrix Group considera di fondamentale importanza la protezione dei dati personali dei propri utenti, attuali e/o potenziali.

Con il presente documento (la “Policy”), rinnoviamo il nostro impegno ad assicurare che il trattamento dei dati personali raccolti tramite la navigazione sulla nostra piattaforma avvenga nel pieno rispetto delle tutele e dei diritti riconosciuti dal Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR” o “Regolamento”) e dalle ulteriori normative applicabili in materia di protezione dei dati personali (la “Normativa Privacy”), ivi incluso il Decreto Legislativo 196/2003, come modificato (il “Codice Privacy”).

Il termine dati personali fa riferimento alla definizione contenuta nell’Articolo 4(1) del Regolamento, ovvero, “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale” (“Dati personali”).

La finalità della presente Policy – redatta sulla base del principio di trasparenza e comprensiva di tutti gli elementi richiesti dall’Articolo 13 del Regolamento – è quella di descrivere le modalità di gestione del sito web https://datrixgroup.com (il “Sito”) con riferimento al trattamento dei Dati Personali degli utenti/visitatori.

Ti forniremo, inoltre, in maniera semplice ed intuitiva, tutte le informazioni utili e necessarie affinché tu possa conferire i tuoi Dati Personali in modo consapevole e informato e, in qualsiasi momento, esercitare i tuoi diritti previsti dal GDPR.

1. IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO E I CONTITOLARI

Ai sensi dell’Articolo 26 del Regolamento, le società che tratteranno i tuoi Dati Personali per la finalità di cui alla presente Informativa e che, pertanto, rivestiranno il ruolo di titolare del trattamento o, a seconda dei casi, di contitolari, sono le società appartenenti al Gruppo Datrix, nello specifico:

• Datrix S.p.A., con sede legale in Foro Buonaparte n. 71, 20121 – Milano P.IVA 08417670968.
• 3rdPlace S.r.l., con sede legale in Foro Buonaparte n. 71, 20121 – Milano P.IVA 04838460964.
• PaperLit S.r.l., con sede legale in Foro Buonaparte n. 71, 20121 – Milano P.IVA 03297020921.
• ByTek S.r.l., con sede legale in Foro Buonaparte n. 71, 20121 – Milano, P.IVA 13056731006.

(singolarmente il “Titolare”, congiuntamente il “Gruppo Datrix”).

Il Gruppo Datrix ha stipulato un accordo di contitolarità inter partes, con il quale le singole società si sono impegnate a:

• determinare congiuntamente alcune finalità e modalità di Trattamento dei tuoi Dati Personali;
• determinare congiuntamente, in modo chiaro e trasparente, le procedure per fornirti un riscontro tempestivo qualora tu volessi esercitare i tuoi diritti, così come previsti dagli Articoli 15, 16, 17, 18 e 21 del Regolamento nonché nei casi di portabilità dei Dati Personali previsti dall’Articolo 20 del Regolamento, come meglio descritto all’interno dell’apposita Sezione della presente Informativa;
• definire congiuntamente la presente Informativa nelle parti di comune interesse, indicando tutte le informazioni richieste dal Regolamento.

Il contenuto essenziale dell’accordo è disponibile presso Datrix Group e potrà essere fornito su specifica richiesta degli Interessati, da inoltrare ai contatti di cui alla Sezione G.

1. CONTATTI DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Al fine di agevolare il rapporto tra te, in qualità di interessato, ovvero la “persona fisica identificata o identificabile” cui si riferiscono i Dati Personali ai sensi dell’Articolo 4 al punto 1) del Regolamento (l’“Interessato”) e il Gruppo Datrix, il Regolamento ha previsto, in alcuni specifici casi, la nomina di una figura di controllo e supporto che, tra i vari compiti affidati, funge anche da punto di contatto con l’Interessato.

Il Gruppo Datrix ha adottato tale figura di “responsabile della protezione dei dati”, c.d. “Data Protection Officer”, individuando e nominando, ai sensi dell’Articolo 37 del Regolamento, SAPG Legal Tech S.r.l., con sede in Corso Europa n. 7, 20122 – Milano (MI) (il “DPO”),

Il DPO, ai sensi e per gli effetti dell’Articolo 39 del Regolamento, è tenuto a svolgere, tra le altre, le seguenti attività:

• informare e fornire consulenza al Gruppo Datrix nonché ai dipendenti che eseguono trattamenti in merito agli obblighi derivanti dal Regolamento nonché da altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei Dati Personali;
• sorvegliare l’osservanza del Regolamento, delle normative applicabili in materia di protezione dei Dati Personali nonché delle politiche e procedure adottate dal Gruppo Datrix;
• fornire supporto nel riscontro all’Interessato;
• cooperare con l’Autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati.
• Come previsto dall’Articolo 38 del Regolamento, potrai liberamente contattare il DPO per tutte le questioni relative al Trattamento dei tuoi Dati Personali e/o nel caso in cui tu voglia esercitare i tuoi diritti così come previsti nella presente Informativa, inviando una comunicazione scritta all’indirizzo email privacy@sapglegal.com.

C. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Durante la navigazione del Sito, i Dati Personali potranno essere trattati in funzione delle finalità e delle relative basi giuridiche di seguito riportate.

1. Migliorare l’esperienza di navigazione e monitorare il corretto funzionamento del Sito

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

In questa categoria di dati rientrano, a titolo esemplificativo: gli indirizzi IP, il tipo di browser utilizzato, il sistema operativo, il nome di dominio e gli indirizzi di siti web dai quali è stato effettuato l’accesso o l’uscita, le informazioni sulle pagine visitate dagli utenti all’interno del Sito, l’ora d’accesso, la permanenza sulla singola pagina, l’analisi di percorso interno e altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Tali dati tecnico/informatici sono raccolti e utilizzati solo in maniera aggregata, non identificativa e potrebbero essere utilizzati per accertare responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del Sito.

1. Accertare, esercitare o difendere un diritto del titolare del trattamento in sede giudiziaria e/o stragiudiziale.

1. Contattaci.

Qualora da te richiesto tramite la compilazione dell’apposito form, i Dati Personali saranno trattati per rispondere alle tue richieste di informazioni sui servizi erogati.

1. Candidarsi per posizioni lavorative.

Qualora da te richiesto tramite la compilazione dell’apposito form presente sul sito, i Dati Personali saranno trattati per analizzare e valutare la tua candidatura.

1. Invio della Newsletter del Titolare.

Nello specifico, per l’invio tramite modalità di contatto automatizzate (quali sms, mms, e-mail) di comunicazioni promozionali e commerciali, materiale pubblicitario relativo a offerte di servizi/prodotti, segnalazione di eventi aziendali.

Il Titolare offre diversi servizi di newsletter che includono:

• Contenuti ispirazionali;
• Promemoria;
• Sondaggi per verificare il gradimento dei servizi erogati;
• Suggerimenti personalizzati basati anche sul comportamento di navigazione.

Qualora tu desiderassi ricevere la nostra newsletter, potrai iscriverti prestando l’apposito consenso tramite un meccanismo di opt-in.

Se poi, non desiderassi più ricevere la newsletter, potrai disiscriverti in qualsiasi momento esercitando il tuo diritto di opt-out utilizzando l’apposito link disponibile in ogni newsletter o messaggio commerciale ricevuto. In alternativa, potrai contattarci via email in conformità con la Sezione 6 della presente policy.

1. Marketing Diretto da parte del Titolare.

Con tale termine si intende lo svolgimento di attività promozionali (sia con mezzi automatizzati che tradizionali) dei servizi di tuo interesse erogati dal Titolare. Con riferimento a tale finalità di marketing diretto, è opportuno precisare che, in virtù dell’Articolo 6(1)(f) del Regolamento e dell’Articolo 130(4) del Codice Privacy (c.d. eccezione soft spam), il Titolare potrà svolgere tale attività basandosi sul proprio legittimo interesse, a prescindere dal tuo esplicito consenso, come meglio esplicitato nel Considerando 47 del Regolamento in cui si considera “legittimo interesse del titolare del trattamento trattare dati personali per finalità di marketing diretto”. Ciò sarà possibile a seguito delle valutazioni effettuate dal Titolare in merito alla possibile e eventuale prevalenza dei tuoi interessi, diritti e libertà fondamentali che richiedono la protezione dei Dati Personali rispetto al proprio legittimo interesse all’invio di comunicazioni di marketing diretto. Inoltre, potrai lecitamente e in qualsiasi momento (anche parzialmente) opporti alla ricezione di comunicazioni promozionali, senza in alcun modo pregiudicare il trattamento per le altre finalità.

1. Trattamento di dati appartenenti a categorie particolari

Non vengono trattati Dati Personali appartenenti alle categorie particolari di cui all’Articolo 9 del Regolamento.

1. SOGGETTI A CUI POTRANNO ESSERE COMUNICATI I TUOI DATI PERSONALI

I tuoi Dati Personali potranno essere comunicati a specifici soggetti considerati destinatari di tali Dati Personali.

Infatti, l’Art. 4 al punto 9) del Regolamento, definisce un destinatario di Dati Personali come “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o un altro organismo che riceve comunicazione di dati personali, che si tratti o meno di terzi” (i “Destinatari”).

In quest’ottica, al fine di svolgere correttamente tutte le attività di Trattamento necessarie a perseguire le

finalità di cui alla presente Informativa, i seguenti Destinatari potranno trovarsi nella condizione di trattare i tuoi Dati Personali:

• soggetti terzi che svolgono parte delle attività di Trattamento e/o attività connesse e strumentali alle stesse per conto di un Titolare del Trattamento o del Gruppo Datrix. Tali soggetti sono stati nominati responsabili del trattamento, ove tale espressione è da intendersi singolarmente, ai sensi dell’Articolo 4 al punto 8) del Regolamento, come “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta Dati Personali per conto del Titolare del Trattamento” (il “Responsabile del Trattamento”);
• Persone fisiche, dipendenti e/o collaboratori di un Titolare del Trattamento o del Gruppo Datrix, a cui sono state affidate specifiche e/o più attività di Trattamento sui tuoi Dati Personali. A tali soggetti sono state impartite specifiche istruzioni in merito alla sicurezza e al corretto utilizzo dei Dati Personali e sono definiti, ai sensi dell’Articolo 4 al punto 10) del Regolamento, come “persone autorizzate al trattamento dei Dati Personali sotto l’autorità diretta del Titolare del Trattamento o del Responsabile del Trattamento” (le “Persone Autorizzate”);
• Ove richiesto dalla legge o per prevenire o reprimere la commissione di un reato, i tuoi Dati Personali potranno essere comunicati a enti pubblici o all’autorità giudiziaria senza che questi vengano definiti Destinatari. Infatti, ai sensi dell’Articolo 4.9 del Regolamento, “le autorità pubbliche che possono ricevere comunicazione di Dati Personali nell’ambito di una specifica indagine conformemente al diritto dell’Unione o degli Stati membri non sono considerate Destinatari”.

1. TEMPI DI CONSERVAZIONE DEL TRATTAMENTO

I dati raccolti saranno trattati mediante strumenti elettronici o comunque automatizzati, informatici e telematici, o mediante elaborazioni manuali con logiche strettamente correlate alle finalità per le quali i tuoi Dati Personali sono stati raccolti e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza. I tuoi Dati Personali saranno conservati in una forma che consenta l’identificazione per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui i dati sono stati raccolti e nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità.

I Dati Personali saranno conservati e trattati finché sussiste il rapporto contrattuale con il Titolare e comunque per un periodo di 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale, dopodiché saranno cancellati, salvo ulteriore conservazione qualora necessaria per adempiere a specifici obblighi di legge, ordini di Autorità, per la riscossione di crediti residui e per la gestione di contenziosi, reclami e azioni legali.

Qualora l’interessato abbia prestato il consenso per finalità di marketing e profilazione, i suoi dati saranno trattati per tali finalità per 24 e 12 mesi, rispettivamente.

Per assicurare che i tuoi Dati Personali siano sempre esatti e aggiornati, e comunque pertinenti e completi, ti preghiamo di segnalarci ogni modifica intervenuta ai recapiti del Titolare. In ogni caso, i tuoi Dati Personali saranno sottoposti a revisione periodica, non superiore a 12 mesi, per valutarne la pertinenza rispetto all’attività del Titolare; qualora i tuoi Dati Personali non fossero più pertinenti, verranno immediatamente cancellati.

1. DIRITTI

Come previsto dagli Articoli 15 e seguenti del Regolamento, potrai accedere ai tuoi Dati Personali, chiederne la rettifica e l’aggiornamento se incompleti o erronei, chiederne la cancellazione se raccolti in violazione di legge o regolamento, nonché opporti al Trattamento per motivi legittimi e specifici. In particolare, ti elenchiamo di seguito tutti i tuoi diritti che potrai esercitare, in qualsiasi momento, nei confronti di un Titolare del Trattamento.

• Diritto di accesso

Avrai il diritto, ai sensi dell’Art. 15. 1 del Regolamento, di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un Trattamento dei tuoi Dati Personali e, in tal caso, di ottenere l’accesso a tali Dati Personali e alle seguenti informazioni: a) le finalità del Trattamento; b) le categorie di Dati Personali in questione; c) i Destinatari o le categorie di Destinatari a cui i tuoi Dati Personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se Destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei Dati Personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo e) l’esistenza del diritto dell’Interessato di chiedere al Titolare la rettifica o la cancellazione dei Dati Personali o la limitazione del Trattamento dei Dati Personali che lo riguardano o di opporsi al loro Trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo; g) qualora i Dati Personali non siano raccolti presso l’Interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’Art. 22(1) e (4) del Regolamento e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale Trattamento per l’Interessato. Tutte queste informazioni potrai trovarle all’interno della presente Policy che sarà sempre a tua disposizione all’interno della sezione Privacy Policy dei Siti.

• Diritto di rettifica

Potrai ottenere, ai sensi dell’Articolo 16 del Regolamento, la rettifica dei tuoi Dati Personali che risultano inesatti. Tenuto conto delle finalità del Trattamento, potrai altresì ottenere l’integrazione dei tuoi Dati Personali che risultano incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

• Diritto alla cancellazione

Potrai ottenere, ai sensi dell’Articolo 17.1 del Regolamento, la cancellazione dei tuoi Dati Personali senza ingiustificato ritardo e il Titolare del Trattamento avrà l’obbligo di cancellare i tuoi Dati Personali se sussiste anche uno solo dei seguenti motivi: a) i Dati Personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) hai revocato il consenso su cui si basa il Trattamento dei tuoi Dati Personali e non sussiste altro fondamento giuridico per il Trattamento dei tuoi Dati Personali; c) ti sei opposto al Trattamento ai sensi dell’Art. 21(1) o (2) del Regolamento e non sussiste più alcun motivo legittimo prevalente per procedere al Trattamento dei tuoi Dati Personali; d) i tuoi Dati Personali sono stati trattati illecitamente; e) è necessario cancellare i tuoi Dati Personali per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro.

In alcuni casi, come previsto dall’Articolo 17.3 del Regolamento, il Titolare del Trattamento è legittimato a non provvedere alla cancellazione dei tuoi Dati Personali se il loro Trattamento è necessario, ad esempio, per l’esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione, per l’adempimento di un obbligo legale, per motivi di interesse pubblico, a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

• Diritto di limitazione di Trattamento

Potrai ottenere la limitazione del Trattamento, ai sensi dell’Art. 18 del Regolamento, nel caso in cui ricorra una delle seguenti ipotesi: a) hai contestato l’esattezza dei tuoi Dati Personali (la limitazione durerà per il periodo necessario al Titolare per verificare l’esattezza di tali Dati Personali); b) il Trattamento è illecito ma ti sei opposto alla cancellazione dei tuoi Dati Personali, chiedendo invece che ne sia limitato l’utilizzo; c) benché il Titolare non ne abbia più bisogno ai fini del Trattamento, i tuoi Dati Personali sono necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) ti sei opposto al Trattamento ai sensi dell’Art. 21.1 del Regolamento e sei in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto ai tuoi.

In caso di limitazione del Trattamento, i tuoi Dati Personali saranno trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il tuo consenso o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o per tutelare i diritti di un’altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante. Ti informeremo, in ogni caso, prima che tale limitazione venga revocata.

• Diritto alla portabilità dei dati

Potrai, in qualsiasi momento, richiedere e ricevere, ai sensi dell’Articolo 20.1 del Regolamento, tutti i tuoi Dati Personali trattati dal Titolare in un formato strutturato, di uso comune e leggibile oppure richiederne la trasmissione ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti. In questo caso, sarà tua cura fornirci tutti gli estremi esatti del nuovo titolare del trattamento a cui intendi trasferire i tuoi Dati Personali fornendoci un’autorizzazione scritta.

• Diritto di opposizione

Ai sensi dell’Articolo 21.2 del Regolamento e come ribadito anche dal Considerando 70, potrai opporti, in qualsiasi momento, al Trattamento dei tuoi Dati Personali per le finalità indicate.

• Diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo

Fatto salvo il tuo diritto di ricorrere in ogni altra sede amministrativa o giurisdizionale, qualora tu ritenga che il Trattamento dei tuoi Dati Personali condotto dal Titolare avvenga in violazione del Regolamento e/o della normativa applicabile, potrai proporre reclamo all’Autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati.

1. CONTATTI

Per esercitare tutti i tuoi diritti così come individuati in precedenza, ti basterà contattare Datrix Group inviando una mail alla casella di posta elettronica privacy@datrixgroup.com.

Ti ricordiamo che, in qualsiasi momento, potrai anche contattare il DPO del Gruppo Datrix con le modalità previste nella Sezione B della presente Informativa.

1. LUOGHI DEL TRATTAMENTO

I tuoi Dati Personali saranno trattati da Datrix Group all’interno del territorio dell’Unione Europea.

Qualora si rendesse necessario per questioni tecniche e/o operative avvalersi di soggetti ubicati al di fuori dell’Unione Europea, ti informiamo che tali soggetti saranno nominati Responsabili del Trattamento ai sensi e per gli effetti dell’Articolo 28 del Regolamento e il trasferimento dei tuoi Dati Personali a tali soggetti, limitatamente allo svolgimento di specifiche attività di Trattamento, sarà regolato in conformità a quanto previsto dal Capo V del Regolamento.

Saranno pertanto adottate tutte le precauzioni necessarie al fine di garantire la più completa protezione dei tuoi Dati Personali basando tale trasferimento: a) su decisioni di adeguatezza dei paesi terzi destinatari espresse dalla Commissione Europea; b) su garanzie adeguate espresse dal terzo destinatario ai sensi dell’Articolo 46 del Regolamento; c) sull’adozione di norme vincolanti d’impresa; d) adottando clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea.

In ogni caso, potrai richiedere maggiori dettagli a Datrix Group qualora i tuoi Dati Personali siano stati trattati al di fuori dell’Unione Europea richiedendo evidenza delle specifiche garanzie