Politique de confidentialité

Ex Art. 13 Règlement (UE) 2016/679

Cher Sujet des données,

Datrix Group considère la protection des données personnelles de ses utilisateurs, actuels et/ou potentiels, comme étant d’une importance fondamentale.

Par le présent document (la «Politique»), nous renouvelons notre engagement à garantir que le traitement des données personnelles collectées lors de la navigation sur notre plateforme est effectué en pleine conformité avec les protections et les droits reconnus par le Règlement (UE) 2016/679 («RGPD» ou «Règlement») et par les réglementations supplémentaires applicables en matière de protection des données personnelles (les «Réglementations sur la vie privée»), y compris le Décret législatif italien 196/2003, tel que modifié (le «Code de la vie privée»).

Le terme «données personnelles» fait référence à la définition contenue à l’article 4, paragraphe 1, du Règlement, à savoir «toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable; est réputée être une personne physique identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale» («Données personnelles»).

L’objectif de cette Politique – rédigée sur la base du principe de transparence et incluant tous les éléments requis par l’article 13 du Règlement – est de décrire la manière dont le site web https://datrixgroup.com (le «Site web») est géré, en ce qui concerne le traitement des Données personnelles des utilisateurs/visiteurs.

Nous vous fournirons également, de manière simple et intuitive, toutes les informations utiles et nécessaires afin que vous puissiez donner vos Données personnelles de manière consciente et éclairée et, à tout moment, exercer vos droits en vertu du RGPD.

1. LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET LES CO-RESPONSABLES

Conformément à l’article 26 du Règlement, les sociétés qui traiteront vos Données personnelles aux fins visées dans la présente Notice et qui, par conséquent, joueront le rôle de responsable du traitement ou, selon le cas, de co-responsables, sont les sociétés appartenant au groupe Datrix, à savoir :

• Datrix S.p.A., dont le siège social est situé Foro Buonaparte n° 71, 20121 – Milan P.IVA 08417670968.
• 3rdPlace S.r.l., dont le siège social est situé Foro Buonaparte n° 71, 20121 – Milan P.IVA 04838460964.
• PaperLit S.r.l., dont le siège social est situé Foro Buonaparte n° 71, 20121 – Milan P.IVA 03297020921.
• ByTek S.r.l., dont le siège social est situé Foro Buonaparte n° 71, 20121 – Milan, P.IVA 13056731006.

(individuellement le «Responsable», conjointement le «Groupe Datrix»).

Le Groupe Datrix a conclu un accord de co-responsabilité inter partes, par lequel les sociétés individuelles se sont engagées à :

• déterminer conjointement certaines finalités et modalités de Traitement de vos Données personnelles;
• déterminer conjointement, de manière claire et transparente, les procédures pour vous fournir un retour rapide si vous souhaitez exercer vos droits, tels que prévus aux articles 15, 16, 17, 18 et 21 du Règlement ainsi que dans les cas de portabilité des Données personnelles prévus à l’article 20 du Règlement, comme mieux décrit dans la Section appropriée de la présente Notice;
• définir conjointement la présente Notice dans les parties d’intérêt commun, en indiquant toutes les informations requises par le Règlement.

Le contenu essentiel de l’accord est disponible auprès du Groupe Datrix et peut être fourni sur demande spécifique des Sujets des données, à adresser aux contacts de la Section G.

1. CONTACTS DU DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES

Afin de faciliter la relation entre vous, en tant que sujet des données, c’est-à-dire la «personne identifiée ou identifiable» à laquelle les Données personnelles se rapportent conformément à l’article 4, point 1) du Règlement (le «Sujet des données») et le Groupe Datrix, le Règlement a prévu, dans certains cas spécifiques, la désignation d’une figure de contrôle et de soutien qui, parmi les diverses tâches confiées, agit également comme point de contact avec le Sujet des données.

Le Groupe Datrix a adopté cette figure de «délégué à la protection des données», dit «Data Protection Officer», en identifiant et en désignant, conformément à l’article 37 du Règlement, SAPG Legal Tech S.r.l., basée Corso Europa n° 7, 20122 – Milan (MI) (le «DPO»),

Le DPO, conformément et aux fins de l’article 39 du Règlement, est tenu d’exercer, entre autres, les activités suivantes :

• informer et conseiller le Groupe Datrix ainsi que les employés effectuant des opérations de Traitement sur leurs obligations en vertu du Règlement ainsi que d’autres dispositions de l’Union ou des États membres relatives à la protection des Données personnelles;
• surveiller et superviser la conformité avec le Règlement, les réglementations applicables en matière de protection des Données personnelles ainsi que les politiques et procédures adoptées par le Groupe Datrix;
• fournir un soutien dans les retours au Sujet des données;
• coopérer avec l’Autorité de protection des données compétente.
• Comme prévu à l’article 38 du Règlement, vous pouvez librement contacter le DPO pour toutes les questions liées au Traitement de vos Données personnelles et/ou si vous souhaitez exercer vos droits tels que prévus dans la présente Notice, en envoyant une communication écrite à l’adresse e-mail privacy@sapglegal.com.

C. FINALITÉ ET BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT

Lors de la navigation sur le Site, les Données personnelles peuvent être traitées selon les finalités et les bases juridiques connexes énoncées ci-dessous.

1. Améliorer l’expérience de navigation et surveiller le bon fonctionnement du Site

Les systèmes informatiques et les procédures logicielles utilisés pour le fonctionnement du Site web acquièrent, au cours de leur fonctionnement normal, certaines données personnelles dont la transmission est implicite dans l’utilisation des protocoles de communication Internet.

Cette catégorie de données comprend, à titre d’exemple : les adresses IP, le type de navigateur utilisé, le système d’exploitation, le nom de domaine et les adresses des sites Internet à partir desquels l’accès ou la sortie a été effectué, les informations sur les pages visitées par les utilisateurs au sein du Site web, l’heure d’accès, la durée passée sur chaque page, l’analyse du chemin interne et d’autres paramètres relatifs au système d’exploitation et à l’environnement informatique de l’utilisateur.

Ces données techniques/informationnelles sont collectées et utilisées uniquement de manière agrégée et non identifiante et pourraient être utilisées pour établir la responsabilité en cas d’hypothétiques délits informatiques contre le Site web.

1. Constater, exercer ou défendre un droit du responsable du traitement dans le cadre de procédures judiciaires et/ou extrajudiciaires.

1. Nous contacter.

Si vous en faites la demande en remplissant le formulaire approprié, les Données personnelles seront traitées pour répondre à vos demandes concernant les services fournis.

1. Postuler à des postes.

Si vous en faites la demande en remplissant le formulaire approprié sur le site, les Données personnelles seront traitées pour analyser et évaluer votre candidature.

1. Envoi de la Newsletter du Responsable.

Plus précisément, pour l’envoi par des méthodes de contact automatisées (telles que SMS, MMS, e-mail) de communications promotionnelles et commerciales, de matériel publicitaire lié à des offres de services/produits, de rapports sur des événements d’entreprise.

Le Responsable propose divers services de newsletter qui incluent :

• Contenu inspirant;
• Rappels;
• Sondages pour vérifier le taux d’approbation des services fournis;
• Suggestions personnalisées basées également sur le comportement de navigation.

Si vous souhaitez recevoir notre newsletter, vous pouvez vous y abonner en donnant le consentement approprié via un mécanisme d’opt-in.

Si, par la suite, vous ne souhaitez plus recevoir la newsletter, vous pouvez vous désabonner à tout moment en exerçant votre droit d’opt-out en utilisant le lien approprié disponible dans chaque newsletter ou message commercial reçu. Alternativement, vous pouvez nous contacter par e-mail conformément à la Section 6 de cette politique.

1. Marketing direct par le Responsable.

Ce terme désigne la réalisation d’activités promotionnelles (par des moyens automatisés et traditionnels) des services qui vous intéressent fournis par le Responsable. Concernant cette finalité de marketing direct, il convient de préciser qu’en vertu de l’article 6, paragraphe 1, point f) du Règlement et de l’article 130, paragraphe 4, du Code de la vie privée (exception dite de «soft spam»), le Responsable peut exercer cette activité sur la base de son intérêt légitime, indépendamment de votre consentement explicite, comme mieux expliqué au considérant 47 du Règlement où il est «considéré comme un intérêt légitime du Responsable de traiter des données personnelles à des fins de marketing direct». Cela sera possible à la suite des évaluations effectuées par le Responsable concernant la prévalence éventuelle de vos intérêts, droits et libertés fondamentaux nécessitant la protection des Données personnelles par rapport à son propre intérêt légitime à envoyer des communications de marketing direct. De plus, vous pouvez légalement et à tout moment (même partiellement) vous opposer à la réception de communications promotionnelles, sans affecter en aucune manière le traitement pour les autres finalités.

1. Traitement de données appartenant à des catégories spéciales

Aucune Donnée personnelle appartenant aux catégories spéciales visées à l’article 9 du Règlement n’est traitée.

1. SUJETS AUXQUELS VOS DONNÉES PERSONNELLES PEUVENT ÊTRE DIVULGUÉES

Vos Données personnelles peuvent être divulguées à des entités spécifiques considérées comme des destinataires de ces Données personnelles.

En effet, l’Art. 4, point 9) du Règlement, définit un destinataire de Données personnelles comme «la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers» (les «Destinataires»).

Dans cette optique, afin de mener à bien toutes les activités de Traitement nécessaires à la poursuite des

finalités énoncées dans la présente Notice, les Destinataires suivants peuvent être amenés à traiter vos Données personnelles :

• des tiers qui effectuent une partie des activités de Traitement et/ou des activités connexes et instrumentales à celles-ci pour le compte d’un Responsable du traitement ou du Groupe Datrix. Ces entités ont été désignées comme sous-traitants, cette expression devant être comprise individuellement, conformément à l’article 4, point 8) du Règlement, comme «la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données personnelles pour le compte du Responsable du traitement» (les «Sous-traitants»);
• Des personnes physiques, des employés et/ou des sous-traitants d’un Responsable du traitement ou du Groupe Datrix, auxquels ont été confiées des activités de Traitement spécifiques et/ou multiples sur vos Données personnelles. Ces personnes ont reçu des instructions spécifiques concernant la sécurité et l’utilisation appropriée des Données personnelles et sont définies, conformément à l’article 4, point 10) du Règlement, comme «les personnes autorisées à traiter des Données personnelles sous l’autorité directe du Responsable du traitement ou du Sous-traitant» (les «Personnes autorisées»);
• Lorsque la loi l’exige ou afin de prévenir ou de réprimer la commission d’un crime, vos Données personnelles peuvent être divulguées à des organismes publics ou à des autorités judiciaires sans que ceux-ci ne soient définis comme des Destinataires. En effet, selon l’article 4.9 du Règlement, «les autorités publiques qui sont susceptibles de recevoir communication de données à caractère personnel dans le cadre d’une enquête particulière conformément au droit de l’Union ou au droit des États membres ne sont pas considérées comme des destinataires».

1. DURÉE DU TRAITEMENT

Les données collectées seront traitées à l’aide d’outils électroniques ou autrement automatisés, informatiques et télématiques, ou par des méthodes de traitement manuel strictement liées aux finalités pour lesquelles vos Données personnelles ont été collectées et, en tout état de cause, de manière à garantir leur sécurité. Vos Données personnelles seront conservées sous une forme permettant l’identification pendant le temps strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles les données ont été collectées et dans le respect des principes de proportionnalité et de nécessité.

Les Données personnelles seront conservées et traitées tant qu’il existe une relation contractuelle avec le Responsable du traitement et en tout état de cause pendant une période de 10 ans à compter de la fin de la relation contractuelle, après quoi elles seront supprimées, sauf conservation ultérieure si nécessaire pour se conformer à des obligations légales spécifiques, des ordres des Autorités, pour le recouvrement des créances restantes et pour la gestion des litiges, réclamations et actions en justice.

Si le sujet des données a donné son consentement à des fins de marketing et de profilage, ses données seront traitées à ces fins pendant 24 et 12 mois, respectivement.

Pour garantir que vos Données personnelles sont toujours exactes et à jour, et toujours pertinentes et complètes, veuillez nous informer de tout changement aux coordonnées du Responsable du traitement. Dans tous les cas, vos Données personnelles feront l’objet d’un examen périodique, ne dépassant pas 12 mois, afin d’évaluer leur pertinence par rapport aux activités du Responsable du traitement; si vos Données personnelles ne sont plus pertinentes, elles seront immédiatement supprimées.

1. DROITS

Comme prévu aux articles 15 et suivants du Règlement, vous pouvez accéder à vos Données personnelles, demander qu’elles soient rectifiées et mises à jour si elles sont incomplètes ou erronées, demander qu’elles soient effacées si elles ont été collectées en violation d’une loi ou d’un règlement, et vous opposer au Traitement pour des raisons légitimes et spécifiques. En particulier, nous listons ci-dessous tous vos droits que vous pouvez exercer, à tout moment, auprès d’un Responsable du traitement.

• Droit d’accès

Vous aurez le droit, conformément à l’Art. 15.1 du Règlement, d’obtenir du Responsable la confirmation que des Données personnelles vous concernant sont ou non traitées et, le cas échéant, d’obtenir l’accès à ces Données personnelles ainsi qu’aux informations suivantes : a) les finalités du Traitement; b) les catégories de Données personnelles concernées; c) les Destinataires ou catégories de Destinataires auxquels vos Données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les Destinataires établis dans des pays tiers ou des organisations internationales; d) lorsque cela est possible, la durée de conservation envisagée des Données personnelles ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée; e) l’existence du droit du Sujet des données de demander au Responsable la rectification ou l’effacement des Données personnelles, ou une limitation du Traitement des Données personnelles le concernant, ou de s’opposer à ce Traitement; f) le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle; g) lorsque les Données personnelles ne sont pas collectées auprès du Sujet des données, toute information disponible quant à leur source; h) l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l’Art. 22, paragraphes 1 et 4 du Règlement et, au moins en pareil cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce Traitement pour le Sujet des données. Toutes ces informations sont disponibles dans la présente Politique qui vous sera toujours accessible dans la section Politique de confidentialité des Sites.

• Droit de rectification

Vous pouvez obtenir, conformément à l’article 16 du Règlement, la rectification de vos Données personnelles qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du Traitement, vous pouvez également obtenir que vos Données personnelles incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration supplémentaire.

• Droit à l’effacement

Vous pouvez obtenir, conformément à l’article 17.1 du Règlement, l’effacement de vos Données personnelles sans délai injustifié et le Responsable du traitement sera tenu de supprimer vos Données personnelles s’il existe l’une des raisons suivantes : a) les Données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière; b) vous avez retiré le consentement sur lequel est fondé le Traitement de vos Données personnelles et il n’existe pas d’autre fondement juridique au Traitement de vos Données personnelles; c) vous vous êtes opposé au Traitement conformément à l’Art. 21, paragraphes 1 ou 2 du Règlement et il n’existe plus de motif légitime impérieux pour poursuivre le Traitement de vos Données personnelles; d) vos Données personnelles ont fait l’objet d’un Traitement illicite; e) il est nécessaire de supprimer vos Données personnelles pour respecter une obligation légale en vertu du droit de l’Union ou du droit national.

Dans certains cas, comme prévu à l’article 17.3 du Règlement, le Responsable du traitement est en droit de ne pas procéder à l’effacement de vos Données personnelles si leur Traitement est nécessaire, par exemple, pour l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information, pour respecter une obligation légale, pour des raisons d’intérêt public, à des fins d’archivage dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques, pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

• Droit à la limitation du Traitement

Vous pouvez obtenir la limitation du Traitement, conformément à l’Art. 18 du Règlement, dans l’un des cas suivants : a) vous contestez l’exactitude de vos Données personnelles (la limitation durera pendant la période nécessaire au Responsable du traitement pour vérifier l’exactitude de ces Données personnelles); b) le Traitement est illicite mais vous vous êtes opposé à la suppression de vos Données personnelles, demandant plutôt que leur utilisation soit limitée; c) bien que le Responsable du traitement n’en ait plus besoin aux fins du Traitement, vos Données personnelles sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice; d) vous vous êtes opposé au Traitement conformément à l’Art. 21.1 du Règlement et vous êtes en attente de vérification quant à savoir si les motifs légitimes du Responsable du traitement prévalent sur les vôtres.

En cas de limitation du Traitement, vos Données personnelles seront traitées, à l’exception de leur conservation, uniquement avec votre consentement ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale ou pour des motifs d’intérêt public important. Nous vous informerons, dans chaque cas, avant que cette limitation ne soit levée.

• Droit à la portabilité des données

Vous pouvez, à tout moment, demander et recevoir, conformément à l’article 20.1 du Règlement, toutes vos Données personnelles traitées par le Responsable dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ou demander leur transmission à un autre responsable du traitement sans entrave. Dans ce cas, il vous incombera de nous fournir tous les détails exacts du nouveau responsable du traitement auquel vous avez l’intention de transférer vos Données personnelles en nous fournissant une autorisation écrite.

• Droit d’opposition

Conformément à l’article 21.2 du Règlement et comme également réitéré par le considérant 70, vous pouvez vous opposer, à tout moment, au Traitement de vos Données personnelles aux fins indiquées.

• Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Sans préjudice de votre droit de recours devant toute autre instance administrative ou juridictionnelle, si vous estimez que le Traitement de vos Données personnelles effectué par le Responsable du traitement s’effectue en violation du Règlement et/ou de la législation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données compétente.

1. CONTACT

Pour exercer tous vos droits identifiés ci-dessus, il vous suffit de contacter le Groupe Datrix en envoyant un e-mail à l’adresse privacy@datrixgroup.com.

Veuillez noter que, à tout moment, vous pouvez également contacter le DPO du Groupe Datrix selon les modalités prévues à la Section B de la présente Notice.

1. LIEUX DE TRAITEMENT

Vos Données personnelles seront traitées par le Groupe Datrix au sein du territoire de l’Union européenne.

S’il devenait nécessaire, pour des raisons techniques et/ou opérationnelles, de faire appel à des entités situées en dehors de l’Union européenne, nous vous informons par la présente que ces entités seront désignées comme Sous-traitants conformément et aux fins de l’article 28 du Règlement et le transfert de vos Données personnelles à ces entités, limité à l’exécution d’activités de Traitement spécifiques, sera réglementé conformément aux dispositions du Chapitre V du Règlement.

Toutes les précautions nécessaires seront donc prises afin d’assurer la protection la plus complète de vos Données personnelles en basant un tel transfert : a) sur des décisions d’adéquation des pays tiers destinataires exprimées par la Commission européenne; b) sur des garanties appropriées exprimées par le tiers destinataire conformément à l’article 46 du Règlement; c) sur l’adoption de règles d’entreprise contraignantes; d) en adoptant des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

Dans tous les cas, vous pouvez demander plus de détails au Groupe Datrix si vos Données personnelles ont été traitées en dehors de l’Union européenne en demandant des preuves des garanties spécifiques.